舊流程和文件怎麼喊停？3分鐘教主管和HR找對幫手、擬好退場機制
公司換了新系統，紙本、Excel、群組回報等舊流程卻停不下來？本文整理幾個讓舊流程順利退場的方式，提供給各位管理者及HR參考。
文／《104職場力》
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月初才公告「即日起全面改用新系統」，月底一看，紙本簽呈一張沒少，週會前還是有人傳來Excel進度表……
「不是都改了嗎？怎麼大家還在做這些？」
新系統上線了，舊流程卻下不掉，到底該由誰來喊停？
舊流程為什麼停不下來？
碰到流程改革或導入新系統尷尬期，不少管理者的第一個念頭是「員工習慣難改」，但回頭看當初的公告，多半只寫了新系統哪天上線，沒寫舊流程哪天停、怎麼停。
偏偏一份舊報表常常牽涉好幾個單位，業務主管要核對、財務要歸檔、開會只用紙本，員工不敢自己停，基層主管也各種不確定，再加上不少流程一做就是好幾年，當初為什麼要做、現在還有誰在看，早就沒人說得清，在「多做不會錯」的心態下，繼續做永遠是最安全的選擇。
如果公司卡在這個節點，身為管理者或HR的你又得處理這個棘手狀況，該找誰幫忙呢？答案可能就在你身邊。
資深員工是阻力還是助力？看公司怎麼安排
推新制時，資深員工常被當成「最需要說服」的一群，不過他們會有意見，很多時候是因為看過這些流程怎麼一個個長出來，比如哪份報表是某次稽核抓到缺失後才加的、哪份紙本是客戶指定的、哪個群組回報只是前任主管的習慣……這些來龍去脈很少寫進文件，全存在他們的腦袋中。
同樣一群人，公司若把他們當成要說服的對象，就是阻力；請他們拿出經驗，就是推新制、改舊流程時最好的判斷幫手。
對資深員工來說，這也是一個換位置的機會，新系統上線時，他們的處境其實有點尷尬，畢竟做了十幾年的流程一夕換掉，現在得跟新人一起從頭學，有意見也不知該不該提，若請他們一起盤點舊流程、列出「退場清單」，他們就從「要學新系統的人」變成「幫忙判斷的人」，比對新舊做法的過程中，自己也能更快上手，過去累積的經驗也能順利傳承下去。
另外，管理階層和HR多半不在第一線執行，很多細節未必清楚，交給資深員工來盤點，可以少走很多冤枉路，底下把兩種做法放在一起比較，差別會更明顯：
| 主管自己列清單 | 找資深員工一起列 | |
|---|---|---|
| 掌握的資訊 | 只知道「有哪些流程」，不一定知道「為什麼要做」 | 知道每份流程的來歷，也知道誰還在用 |
| 喊停的風險 | 可能一口氣停掉，幾個月後才發現少了稽核要的文件 | 停之前就會被提醒「這份財務年底要用」 |
| 後續推動 | 團隊視為「上面的命令」，配合度看心情 | 資深員工會主動跟同事解釋「這份為什麼可以停」 |
當然，「找資深員工一起列」不等於把所有決定權全交出去，最後拍板的還是主管，資深員工是負責提供「停了會影響到什麼」的判斷，那這份清單實際上該怎麼列、列完又怎麼推？可以分成幾步驟來做。
舊流程怎麼退場？3步驟搞定
退場清單不用做得很複雜，一張表、幾個問題就夠了，真正考驗主管的，是列完之後有沒有人追蹤、舊流程有沒有真的停。
1.【盤點】釐清每份舊流程「給誰看、為什麼做」
請資深員工列出團隊目前還在跑的舊流程，紙本、Excel、群組回報、Email副本都算，每一項填上4個欄位，下表是參考格式：
| 舊流程 | 給誰看 | 當初為什麼做 | 新系統能取代嗎 | 停了會影響誰 |
|---|---|---|---|---|
| 週會Excel進度表 | 部門主管 | 以前沒有專案工具 | 可以，系統就看得到進度 | 無 |
| 紙本報帳單據 | 財務 | 稽核需要原始憑證 | 部分可以，要先跟財務確認 | 財務、稽核單位 |
2.【壓日期】訂好停用日和過渡期
確定能停的，直接訂日期公告停用（或開會時直接當面向同仁布達）；還不確定的，先設一段過渡期，期滿再檢查；牽涉其他部門的，由主管出面跟對方確認。
公告時也建議把「哪天停、改用什麼、有問題找誰」一次寫清楚，團隊就不會手忙腳亂。
舉例：
- 對團隊：「從X月X日起，週會不再需要Excel進度表，大家直接更新在系統上就好，這段時間如果發現少了什麼資訊或有什麼問題，直接跟OO說，他最清楚這份表的來歷，可以幫忙協助大家。」
- 對其他部門：「我們部門這份報表X月起會改在系統上，想先跟您確認，您那邊還有沒有需要另外保留的欄位嗎？」
3.【定期檢視】執行後根據狀況滾動式調整
停用日過後，可以在1個月、3個月各回頭檢查一次，看清單上的項目有沒有真的停掉，也順便留意有沒有新長出來的「補位檔案」，如果有，不妨問問原因，協助員工排除卡點。
這3步不用一次到位，先從最花時間、最多人抱怨的那一份舊流程開始，做出一次成功經驗，後面的項目就好推了。
停不掉、捨不得怎麼辦？2種卡關的解法
清單列到一半，很容易撞上兩種狀況：有些流程是真的停不了，有些則是放不下。
停不掉的流程：先縮小，再訂下次檢討日
稽核要的原始憑證、客戶指定的報表格式，這類流程短期內很難取消，不過停不掉不代表只能原封不動，可以跟資深員工一起想想能不能精簡，比如欄位只留對方真正會看的、頻率從每週改成每月，或是改用系統匯出代替手動整理等。
精簡之後，在清單上註明保留原因，再訂一個下次評估的日期，畢竟新流程跑起來，有可能連帶改變外部條件，例如客戶開始接受電子檔，那就能順勢把它收掉，不用等到下一次換系統才想起來。
捨不得的做法：提議「先試停1個月」
資深員工最懂舊流程，有時也最捨不得，尤其是自己當年一手設計的表單。
這時先不用爭論該不該停，可以提議先試停1個月，並請對方當觀察員，記下這段期間有沒有人來要這份資料，假如真的有人需要，就恢復並補進清單備註；但若1個月都沒人問，答案自然就出來了。
說法參考範例：「這份表當初是你設計的，幫團隊撐了很多年，現在系統做得到了，我們先試停1個月好不好？這段時間如果有人來要，或你發現少了什麼，我們就恢復，這件事還要麻煩你幫忙盯著。」
試停的好處是兩邊都不會輸！因為停得掉，團隊少一份工；停不掉，清單也多補了一個盲點，雙方還不用費唇舌、起衝突。
新系統的上線日大家都會記得，舊流程的退場日也值得主管好好安排一次，祝各位的團隊早日告別雙刀流！
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