如何避免離職原因一再出現「個人生涯規劃」這幾個字？或許你可以把「離職流程」設計的更好
上頭一道命令下來，決定砍掉公司福利後，離職信就如雪片般飛來。而「個人生涯規劃」更是最常見的離職原因，再進一步想了解詳細因素，則是看見一塊大大的空白。不如調整方式，設計離職單讓同仁少寫些字，發現是否有HR可以幫上忙的地方。
離職原因百百種，生涯規劃最好用
有沒有考慮過在離職單上直接幫同仁印好「個人生涯規劃」讓大家少寫一些字嗎？有沒有好奇過「個人生涯規劃」背後再規畫些什麼？
人力資源部 您好
自從前輩離職以後，我就照著交接內容繼續做著「人事」的工作，判別考勤，到職離職投保，核算薪資，為什麼我特別強調是「人事」的工作？因為接下來的事情讓我馬上知道，這個職位要做的不只是這些，而且核心工作也不會是這些。
獨立作業不到一個月的時間，我就收到總經理從國外寄的Ｅｍａｉｌ，內容大致上是說「因應金融海嘯，要我提出減薪一成方案，並且先與各處副總開會討論後再與我討論。」，我才到職三個月，也才剛獨立作業一個月，重點是我的人資資歷也是到職以後才開始，這太難了吧？就在我人生跑馬燈都還沒跑完電話就響了起來。
「你看到Ｅｍａｉｌ了嗎？」我的直屬副總問道，
「是！剛看完！」我回答，
「怎麼辦？」我的直屬副總再問道，
「．．．．．．」我沉默了，
我才沉默幾秒的時間，一抬頭發現所有各處副總都跑來我的座位旁，用一種我猜不透的眼神看著我，好吧，選期不如撞日，既然大家都來了，看來也是沒打算給我準備的機會，我們就會議室移動吧……。
等所有副總坐定以後，沒有一位想率先發話，氣氛極為凝重，我第一次這麼清楚地聽到會議室空調的風聲，既然大家都不說話，感覺空調自己在那邊嘈雜也是非常尷尬，只好我率先開口了。
「各位副總應該剛剛都收到了總經理的指示，我想先蒐集彙整各位副總意見，後續做試算以及提案後再與各位討論，最後交總經理定奪。」
接下來果然不只有空調聲，還有夾雜屁股摩擦椅面的窸窣聲，整體氛圍因為雜音變多顯得更加焦躁不安，而且沒人要接我的話我還真不知道會議應該怎麼下去，我看看我們家副總，沒想到他巧妙的轉頭避開了我的眼神，好吧，我只好環顧所有的副總，看看哪個可以當我的突破口，沒想到沒有一個人跟我的眼神有交集，滑手機的滑手機，沉思的沉思，居然還有看白紙的。我去，大家沒有想說的話，那都跑來我座位旁邊幹嘛阿，你們這麼大動靜集合，現在辦公室應該一陣騷動吧。
正當我手足無措的時候「叩叩、叩叩」有人敲響了會議室的門，也劃破了這一陣寂靜。
「進來！」財務副總對著門外喊道。
緊接著會計經理拿了一份資料交給財務副總以後就轉身離開了會議室，財務副總看了看資料後開口說「我剛剛請經理算過了，如果減薪一成的金額剛好跟我們員工提貨福利花費差不多，我建議取消這項福利，對公司來說省下的費用都一樣，但對員工來說不會影響到他們的薪資和生計，不知道大家意見如何？」
其他的副總從剛剛那哭喪的臉，現在全部都感覺破涕為笑，就差沒有熱烈鼓掌通過這個方案，財務副總看大家都同意就接著說「既然大家都同意，那我去跟總經理說就好。」，好啦，我又安然地度過了一次考驗。
後續這個方案就開始執行，但結果並不像會議這般圓滿，基層人員的離職率也從這個時候開始上升，怎麼想這政策都是立意良善，為了保全員工薪資和生計才做出這不得已的選擇，怎麼可能因為這樣造成基層人員離職率升高這麼多？
為什麼同事都離職了？
先說說我們公司吧，我是在一家服飾零售公司工作，大部分的基層員工都是做品牌服飾銷售的工作，也就是大家常說的櫃哥櫃姐，在金融海嘯這一年對於百貨業真的衝擊很大，一開始百貨公司冷清的程度不輸現在的疫情期間，很多品牌也因此陸續撤櫃退出百貨公司，不過百貨公司也很快祭出非常高明的對策，這個對策的確快速拉升了百貨公司的人氣，但是也對於我們公司基層人員招募帶來些許打擊。
後來我想辦法找離職員工懇談以及請直接主管蒐集資料，的確有部分離職人員是因為減少了員工提貨福利而離職的，更準確來說，當時是因為這項福利而任職的，有一些年輕的基層員工是沖著品牌，衝著有免費的商品而來任職的，所以當他們的原始動機已經不被滿足了，那可能就會去尋找其他工作了。
再來是轉戰其他產業，當時百貨業因應品牌出走以及人潮銳減，對策就是打破傳統依照樓層屬性招商，讓餐飲進駐各個樓層，聽起來很荒唐，卻沒想到順勢帶起一波新的消費型態，加上社群媒體興起的推波助瀾，消費者不在乎每天穿的是什麼用的是什麼，而是在有限的金錢內吃一頓好的然後PO到社群網站上求讚，也因為這樣餐飲業逆勢興起，相對的也對於我們招募帶來很大的衝擊，求職者甚至我們的員工受到薪資的吸引紛紛轉戰餐飲業，尤其百貨公司每層樓都有餐廳，對他們來說連工作地點都一樣，卻可以換一個薪水更高的工作。
最後一種離職原因是成就感不夠，有些在我們產業工作的同仁，是因為喜歡與人互動所以選擇這樣的工作，金融海嘯開始的時候，百貨公司變得很冷清，沒有什麼客人上門，整天對著空蕩蕩的走道發呆，或是跟鄰櫃聊到都沒話題，這一切都是在消磨他們的熱情和活力，所以有些人選擇能夠主動出擊尋找客源的職業，例如業務、保險、直銷以及房仲等。
離職懇談
這次能問到這麼多的資訊也讓我非常的詫異，我並不認識這些離職同事，甚至我才剛到職大家也不知道我是誰，但卻肯跟我聊這麼多，其實是因為感到「關心」，過去因為離職率非常低，所以可能公司並沒有在意離職懇談這個議題，離職單簽核過程中大家都對「個人生涯規劃」六個字都沒有意見，簽完存檔，時間到退保掰掰，而這次我為了探尋離職原因打電話給離職員工，才發現其實大家都很樂意分享他們的心境以及考量，如果離職前都可以做好懇談，或許依些適當的鼓勵和協助就可以挽留一位員工。就算不能挽留，至少我們也可以知道問題出在哪裡，有些誤會也可以趁這個機會化解。
例如因為福利減少而離職的員工，當時因為刪減福利政策公布就立馬憤而離職，轉職之後他們才感受到這一切是大環境的不景氣，如果當時有離職懇談，能夠充分溝通公司的政策的立意，他可能就不會這樣選擇。
例如轉戰餐飲業的員工，離職前分析給他們聽工作內容的差異，或是引導他們計算一下工時和薪資比，看看平均時薪有沒有比較多？而不是只是單看總薪資做判斷，或許會少一個轉職後正在後悔的同仁。
當然最後一種因為人潮銳減成就感不夠的同仁，可以公司藉由行銷活動刺激人潮，或是趁這個時候安排課程，再不然也可以打來人力資源部聊天阿，如果有事先了解同仁的心態，也可以很快地做出應對，留住一個真的很熱衷在工作的同事。
離職單設計
身為人資也不太可能地毯式的做離職懇談，而且這應該是主管的職權，如果我們都去介入是一個很不尊重離職人員主管的行為，畢竟有些人是故意要被放生的，你這ＨＲ又把人給撈回來不是很多事嗎？
如果真的需要由ＨＲ進行懇談，那也務必先跟對方主管了解狀況並且告知ＨＲ懇談的動機和目的，對方主管首肯後再進行約談比較符合職場倫理，不然你會看到你和離職員工懇談的時候，他的主管一直在你們會議室外面飄，特別關心你們談了什麼。
想要知道點什麼，但是又不想冒犯到其他人，這個時候你只需要好好的設計你的離職單，看看你們家的離職單是不是有一欄名稱是「離職原因」，然後留個大大的一個空白，可能是本能反應，每次只要看到這大大的空白８０％的人也會大大的寫上「個人生涯規劃」，何不如把事情弄簡單一點，幫大家寫好不就好了。
沒錯，就是幫大家寫好，把離職原因設計成問卷，大家可能只需要勾選就可以了，還可以順便做做員工滿意度調查，畢竟人之將死其言也善，離職員工最誠實了不是嗎？你說這樣會失去讓離職員工抒發的機會？放心，真的想要寫的會把問卷留白的地方都寫滿，寫不夠還有背面可以寫，真的有很大冤屈的會直接找老闆攔轎伸冤。
最常被忽略的地方是「主管批示」，常常收到的離職單主管也都空白，連個「准奏」都不想寫，這個部分也可以設計成問卷，例如「是否進行離職懇談？」、「自我評估離職員工對公司滿意度？」、「是否有潛在勞資爭議風險？」，員工和主管的問卷一比對，很快我們就可以發現異常，這時候我們再判斷有沒有我的ＨＲ可以幫得上忙的地方。
離職潮之後
當然，當時的我根本不知道什麼叫做離職懇談，我只知道想要知道「個人生涯規劃」背後的原因也只能去問本人才行。
原本我們公司銷售人員年離職率可能不到５％，瞬間變成超過３０％，過去平均年資３年，現在變成不到１年，這代表什麼？對我來說，這不僅僅代表是很多人離開，也代表很多人進來，過去能夠靠著公司和員工間的默契而含糊過去的東西，現在會面臨很大的挑戰，新進的人員也帶著很多過往的經驗來和現職做比較，很多的漏洞開始一一浮現，雖然我現在亡羊補牢去充實更多人資知識可能太晚，但這也是我唯一能做的事情了……
如果我分享的遭遇你都沒有遇過，那請你好好的珍惜你的工作。
（原文標題：「個人生涯規劃」，這樣的離職原因你怎麼看?｜Podcast 人力資源部 您好 EP004）
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