不適任員工如何判斷?主管、同事的高情商應對法則

時報出版
2025.05.08
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「放錯位置」的不適任員工讓人頭痛,主管必須面對表現不佳的同仁,同事則要忍受被扯後腿的困擾,該如何判斷員工不適任?本篇整理5大不適任員工常見跡象,並提供主管與同事的實用處理建議。本文節錄自《擊退職場討厭鬼的高情商攻略》。

文/ 露易絲.卡納珊

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如果我們在選拔人才時所付出的關注不足,是很令人羞愧的。你會只根據網路上的個人檔案,就要對方跟你結婚嗎?好吧,有些人可能會⋯⋯但總之,通常我們跟同事相處的時間甚至多過於與家人相處的時光。負責招聘的人會看履歷,並期望履歷能呈現完整的故事。也有些人認為,只要具備某方面的高級學位即可。他們可能會透過Skype面試30分鐘,只要應徵者不是太糟糕,就會錄取。這對我們來說可是壞消息!

5個跡象辨識不適任討厭鬼

如果你曾經是雇用到爛人的主管(我就是,真是十分懊惱),你應該知道這對大家來說有多痛苦。我大多數關於不適任討厭鬼的建議,都是針對主管所設計。不過,若你身旁就有找錯工作的人,以下內容或許可幫助你了解狀況,以及可做的事情。

你可透過以下跡象辨識不適任討厭鬼:

  • 因在面試階段沒有充分檢視必要技能,而表現出不大明顯的績效不足。
  • 對於做的事情感到自我膨脹,甚至連犯錯時也是如此。
  • 藉由改做比較不重要的事情(像清理休息區),來將你的注意力從他們的無能上移開,以避開該工作所需的責任。
  • 談論他們在前一個職位多成功的同時拒絕該工作,彷彿這可以補足他們近期表現的缺失似的。
  • 培訓會花上大量時間,且他們的表現從來無法讓人滿意。甚至連基礎的工作也需要持續指導。

延伸閱讀:如何在面試看穿「地雷求職者」的偽裝?專業HR透過「面談精華21問」告訴你!

不適任討厭鬼的案例

格里是一個跨層級主管,他來找我討論露辛達的事情。露辛達被錄取為該部門入門級的職位,而格里也曾就該職位成功在這幾年找到對的人。先前該職位的人都已在2到4年內晉升到責任更重大的職位。

露辛達看起來藉由之前的工作擁有所有必備的行政經驗,像客服、辦公室安排與記帳等。她在面試時展現出良好的社交技巧,也因此,格里認為她會與團隊及客戶相處愉快。但他錯了。9個月後,露辛達仍時常在工作上出錯,且惹怒了不少常客。她無法記住多數重要客戶的基本偏好。大家都跟格里抱怨,不想再跟露辛達一起工作了。

我問格里大部分的人需花多少時間熟練這份工作,答案是6個月。他覺得很困惑,並重新檢視她的訓練。他讓之前擔任過該職位的其他同事與她檢視幾項特定工作。並與她一週檢討兩次。

格里認為額外的協助會有幫助,但露辛達的想法卻不同,她覺得自己被騷擾了。她對被指導感到越來越不滿,並將自己的錯誤歸咎於主管。她說自己沒有得到足夠的培訓和關注,然而傑瑞卻正好展現了完全相反的態度。

實習進入第8個月後,露辛達犯下一個非常重大的錯誤,而且還是兩次。不太確定她是無法做,還是不願做這份工作。她表示因為這個狀況讓她壓力太大,所以打算開始諮商。現在她一週內早退兩天,以安排治療。

格里曾認為自己是一個懂得用人的好主管,但如今他的自我意象卻受到挑戰,此外,他也從未解雇過任何人。他想確保自己已為幫助露辛達成功盡了全力。他告訴我,她最近暗示希望能在就職一年後晉升。

人人都會在雇用上做出錯誤決定,即使是跨層級的主管也一樣。我問格里什麼時候才發現露辛達不像其他新人一樣能跟上,他說在頭6週結束時。他不斷心想,是不是再撐一下,露辛達就會「懂了」。同時,其他人則必須把未完成的工作拿去做,並修正露辛達做過的內容。我之後再見到格里時,他正在做她3分之1的工作,而她也同意。我向他保證,他已經提供充分的機會訓練與指導。不得不承認,他找錯對象來做這份工作了。露辛達需要一個能迅速並且完全轉變她工作表現的績效改善計畫(PIP),否則就得去別的地方找更適合的工作機會。

結果當他們提出PIP之後,露辛達明確表示沒有興趣做出改變以留住這份工作。她開始尋找其他工作,以在自己真的被解雇前保留顏面,但她在走出門前仍不斷抱怨格里(給任何可能會聽到的人)。

主管如何應付放錯位置的不適任者

  • 請不要雇用他們!如果你是帶他們進來的主管,那你等於是問題之一。在面試應徵者前,請釐清該工作最重要的技能與特性。請學習如何執行以行為學為基礎的面試。這涉及詢問應徵者過去的特定情況,以展示你尋求的技能(請見額外資源段落)。比起直接雇用在該領域表現傑出的人,訓練一個沒什麼能力的人學會特定技能其實更加困難。若你成為主管後也接手了這種人,請在這章的「無知、無技能又使人受苦的靈魂」段落中尋求協助。
  • 請具體指出對他們的工作表現有哪些期望,並設定一個時間框架,讓他們知道什麼時候應該充分表現、盡好義務,並提供員工訓練。訓練計畫應包含到達熟練的目標日期。如果他們無法符合你設定的標準,雙方都會知道是時候該做出改變。
  • 提供適當的員工訓練。誰要訓練這個人?他們對教學有沒有興趣,以及有沒有能力教學?或是這其實是他們常規工作以外的附加內容?若這是附加的工作,而且會拖到他們原本的工作,教育期間可能會被迫縮短,而且他們對於新人會備感挫折。訓練他人者應該要能享受引導新人,並具備指導技巧。請意識到訓練一個新人需要多少時間,並依此修正他們其他的工作量。
  • 調整指導方式。並非所有人都會用同樣的方式學習。如果你的新員工沒有跟上,指導者(或你)可能需要改變方法。
  • 分配一個「幫手」給新人。說要執行訓練的主管通常都沒時間。他們也通常沒辦法回答新人的問題。請確保你分配了「小幫手」,以幫助解決時間上較為敏感的問題,並協助解釋新人通常比較不好意思詢問老闆的細節。
  • 監督過程。較複雜的職位可能需要一到兩(或更多)年來提高熟練度。若是如此,請建立三個月、六個月、九個月、一年與之上的標準。假如員工落後,就必須在開始的三個月(或更早)修正課程。
  • 溝通需直接了當。最好可以直接對話,而不是讓表現欠佳的員工獨自面對,並期待他們會「開竅」。請詢問他們狀況,以及對自己進展的感覺、是否重新思考該工作內容等。你曾經做過覺得自己真的沒有能力的工作嗎?我曾有過,而且情況非常糟糕。我還在讀大學時,PDP-10算是十分先進的電腦,而我的工作是多學院電腦系統的午休時間輪班操作員。在完成第一次交班後,我已經知道自己無法勝任。於是我感到焦慮,每次上班都覺得害怕。那位無能的討厭鬼或許也覺得自己很差勁,你可以釋出善意,反覆告知對於他們工作表現的期待。希望他們已經了解到該職位不適合自己(就像我一樣),並離開尋求更美好的未來。若某人決定要找更適合的職位,其實已經比經歷離開公司的過程要簡單多了。
  • 請注意你的選擇。你的企業可能會有也可能不會有試用期。請詢問你的人力資源部門。同時,你是否必須「基於正當理由解雇」,每個地方的法律也不盡相同。這部分也請諮詢人力資源部門。
  • 工會合約有具體指出紀律處分與解雇發生時的流程。
  • 請考慮轉部門(在特定情況下)。假如這個人有展現出適合其他部門的技能,你或許能促成一門工作上的配對。當然,這是在假設他們都算是好員工的情況下(譬如,我不會推薦露辛達到其他部門,因為她的判斷力太差了。這麼做的話,只是讓麻煩到其他地方去而已)。若你覺得他們可以在其他地方成功,可為他們指引該方向,並事先提醒其他主管。

延伸閱讀:遇到不適任員工該如何合法資遣?6個給雇主的「資遣員工注意事項」

同事如何應付放錯位置的不適任者

  • 假設這個人在做的事情(或不做的話)有危險,請盡速讓你的主管知道。當事情發生時請描述細節,以及誰有當場目擊。
  • 如果你注意到他們並沒有合理地及時跟上工作內容,請提供領導者或主管具體的觀察內容。「馬克斯沒做好」太過含糊,「我注意到馬克思沒辦法在電話上回答客戶基本提問,因為他一直讓他們在線上等,然後問我」則較為具體。
  • 如果你正在訓練這個人,但他沒有進步,可以詢問他希望怎麼學習。你或許得調整指導方式。
  • 如果訓練這個人是你不想要的附加責任,或你沒有時間,請跟主管反應,請他重新將該工作分配給能享受其中的人。或是協商你可以繼續做與可放掉的部分。
  • 如果你在訓練上遭遇挫折,請先不要斥責,而是跟你的主管談談。不斷跟老闆說請他解雇這個人、對這個人嚴厲與羞辱並跟同事八卦等,都不是有效的策略。心胸狹窄只會讓大家的工作環境愈變愈糟,請三思。

自我覺察:你可能是放錯位置的不適任者嗎?

請針對以下問題回答是或否。若你回答是,請看以下問題的建議。

1. 你會害怕自己找錯工作嗎?

如果你因為跟不上而擔憂(且並非未受足夠訓練),或許你接了不適任的工作,或是你對該工作沒興趣、性情不適合。不適任是很令人難受的。希望你可以將自己的表現視為問題,在被列入警告名單中之前,就去尋找其他機會。求職顧問或許可以幫助你找到較為適合的職位。

2. 你意識到自己接了錯誤的工作,但卻否認事實嗎?

如果你每天醒來都非常畏懼工作,或許代表你早就知道自己不適任。要找其他職缺的恐懼可能很駭人,但如果你已經開始四處打聽會更好。默不作聲可讓你暫時不用煩惱薪水,但最終其他人都會知道你其實表現不佳。同時,跟你的老闆或其他人爭論,以讓你自己看起來較有能力,長期來看也沒什麼幫助。

3. 你曾被告知你的能力不符合該職位任期應有的程度嗎?

如果你學習上有困難,或是知道自己如何才能學得好,請讓指導你的人知道,這樣他們才能調整教學策略(好比錄音vs.書面指南、實務vs.講座或線上指導等等)。但若你還在幻想自己做得比實際好,就是時候接受批評了,即使可能必需重新求職也是一樣。

4. 當你知道自己對這個職位沒興趣時,會將這份工作當作是「邁向成功的第一步」嗎?

將一份工作當作進入自己想要企業的捷徑可以理解,但你至少要符合目前老闆要求的表現。想從目前受雇的工作迅速跳到同公司的新職缺,可能有點不切實際。主管之間會互相了解。如果你在這份工作上不可靠,企業內的其他主管又怎麼會要你?

節錄自:時報出版《擊退職場討厭鬼的高情商攻略:當個情緒穩定的工作者,遠離職場內耗日常》/露易絲.卡納珊 著

節錄自:時報出版《擊退職場討厭鬼的高情商攻略:當個情緒穩定的工作者,遠離職場內耗日常》/露易絲.卡納珊 著


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