「烏龍招募」不只讓求職者空歡喜一場，根本是公司的形象災難，千萬別犯傻了！
何謂「烏龍招募」？實務常見的狀況包括：已經發出錄取通知、最後卻又告知對方「現在沒缺了」；一次徵才多人，最後卻發現只能用來執行單次專案，之後又必須裁員減少人事成本......等等。當組織發生「烏龍招募」時，不僅讓求職者空歡喜一場，最可怕的是將重創組織的品牌印象，招致市場的惡名。與其事後彌補、不如先設法讓這些「明明可避免」的烏龍發生，才是關鍵。
文／涂維玲（職涯顧問）
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最近看到很多「烏龍的招募」。
何謂「烏龍招募」？
- 剛剛才看到的新聞，說好要錄取，隔日就反悔。而這則新聞裡面還有一個亮點是，該公司說因為公司體大，所以會先讓單位或是部門開職缺，然後再做呈報和流程。
- 呈上第二烏龍就是一開始公司高層答應或是先應予找人的承諾，但是最後因為實際狀況不明確或是流程未完成或是溝通為果，又或是流程出錯了，所以就讓烏龍發生了，要關閉職缺，不再面試，不予以錄取等等。
- 沒有想清楚就開始擴充人力，等發現（生）問題時，人員都已經接到通知要進入企業了。所謂沒有想清楚比較像是現在業績不錯或忽然很高，但原因沒有明確或是也無法判定其穩定度，然後主管就開始想要擴張人力，總之是一件事情一個人做，好聽點叫專業分工，說實了就是人力過度膨脹
- 與預算和經營計畫沒有勾結到，也就是沒有依照自己的經營計畫按部就班的做人力控管，等到發現成本過高時才再凍結人力
- 本來有找到適合的人員但是有關說、親戚介入，或是其他原因導致所有的招募都是白做了，烏龍一場
以上應該還有很多情況，會發生烏龍的招募，發生烏龍招募有哪些事情會緊接著發生呢？
- 說好錄取結果又打電話說公司這個職務暫時不補人。
- 突然之間公司進了好多新人，卻不知道這些人力要來做甚麼，結果就變成有人還是很忙，有人卻非常閒置。
- 在事實上公司業務並沒有擴張，結果人力卻急速擴張，最後不得不資遣，人事成本墊高。
- 大批新人湧入，造成舊有員工有其他的想法或是緊張，使得績效下降，同時也讓很多舊人想要離開或是醞釀離開。
- 公司的人力忽高忽低，成本亦是，所以造成預算編列不易或是常常需要調動，影響公司營運。
- 烏龍招募也造成公司形象受損，品牌經營不易，所以對於日後的招募也產生影響，同時也會影響人才進公司的意願。
如何避免發生「烏龍招募」？
既然有討論所謂的「烏龍面試」，我們來探討企業「如何避免烏龍」。
對於企業端
- 明確企業流程以及把關，也就是依照規定層峰要簽核完成才能視為正式完成任用流程，然後才能通知報到
- 避免不需要的誤會產生：
- 避免口語上的誤會，比如：
- 面試官說「你來之後要做哪些事情....」
建議這樣說「我們希望這個職位的人到職後可以處理......」 - 或是「今天談到這裡，我想沒有問題，你應該是可以來做這個工作」
建議這樣說「今天的面談很順利，我們會盡快進入下一個流程，請您這一兩天等候我們的通知」，盡量減少讓人誤會的用語。
- 面試官說「你來之後要做哪些事情....」
- 還有面試官要多練習面試的對話，因為有時候面試官會很直覺的說出類似要錄取對方的話，但是實際上連流程都沒有跑，這樣其實會讓面試者容易到最後一場空。
- 在文件、信件上註明，這些文件都是面試的流程文件，就像在人力銀行的通知信上會註明「這封信代表對方已經開啟您的履歷閱讀並非是錄取通知」，讓面試者很清楚現在還是在面試流程中。
- 避免口語上的誤會，比如：
- 告知求職者公司面試的流程，最後有面試結果不論錄取或是不錄取都要回覆給對方，千萬不要只有回覆給要錄取的人，這除了是讓流程完整外，也是對對方的尊重。
- 公司約了多少位面試者，就要讓所有面試者都有面試的機會，常有公司找到一個不錯的面試者，就取消後面的面試，或是請別人來面試其他的面試者，這一來對其他面試者不公平，二來如果又有一位面試者不錯或是更優秀，這時候該如何。
- 承上，我建議人資對於職缺面試要有規劃，一個職缺面試多少位面試者，要花多少時間會有一個結果，即使是第一階段的結果，這也要讓求職者知道，這樣求職者也可以了解應徵這個職缺要多久才會有結果，求職者才可以安排或是考慮是否要等待。
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對於求職者端
- 當聽到好像是錄取的意思的話，但是又不明確，可以再確認，不要自己揣測，然後造成自己的損失。
- 當收到錄取通知的電話時，請要求給予一份錄取通知書函，最好上面有註明：報到時間、職務、薪資、須攜帶證件等等。
另外接到錄取通知電話，也可以先告知會做電話錄音以免有漏失資訊，這樣對自己也是一種保護機制，但是要讓對方知道並尊重對方的意願。 - 收到錄取通知書函後再去向目前公司提出離職，當然這部分求職者要清楚公司的離職流程和時間
- 如果面試後沒有特別說通知結果時間，自己可以於一星期後致電詢問狀況，這沒有不好，反而顯得在乎工作，所以請為自己踏出第一步。
比較有爭議的作法：面試過程中可以錄音嗎 ？
其實沒有不可以但是要雙方都同意，因為過程中可能會透露出比較敏感的商業機密，所以要徵得對方同意，就可以錄音。
在面試過程中雙方都是要相互尊重和拿出誠意，我們有可能是面試者或是成為被面試者，大家要將心比心，相互體諒這樣才可創造良好的互動和信任的面試過程。
小編補充說明：根據現有的判決案例指出，《通訊保障及監察法》第29條第3款規定：「監察他人之通訊，而有下列情形之一者，不罰：三、監察者為通訊之一方或已得通訊之一方事先同意，而非出於不法目的者。」，因此求職者自己屬於「通訊之一方」，且私下錄音乃為求自保、並非出於不法目的者，因此將不受處罰。
但仍要特別注意，每個案件的實際狀況不同，如談話內容涉及商業機密或非可公開事項，則仍得依法院依事實判斷，並不主動鼓勵求職者、企業濫用面試中私下錄音的權利唷！
詳細解析請參考：求職者面試時能否私下錄音面試過程？｜法務長專欄
（原文標題：烏龍招募／企業如何避免烏龍，面試者如何不要空歡喜）
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