Gmail信箱內總是堆滿成千上萬封的未讀信件、乾脆放棄整理了嗎?《104職場力》小編透過本文教您7個使用「Google Gmail」的小技巧,包括分門別類將公司的郵件整理在一起、鍵盤快速鍵支援的基本文字格式調整,以及篩選、標籤和排定發送等便利功能,不只讓您收發郵件更便利,處理公事也更有效率唷!
文/《104職場力》小編
郵件信箱塞滿各個網站的電子報、網銀登入通知、網購促銷資訊,整個郵箱變得混雜不易檢視。
Gmail可以透過建立「標籤」來整理電子郵件,另外也能為單一電子郵件加上多個標籤,沒有標籤設定數量限制。
但也提醒,如果建立了超過500個標籤,要載入標籤清單時可能需要較長的時間才能完成。
電子郵件太多想一次處理同質性的郵件怎麼辦?
可以建立電子郵件篩選規則,將相同寄件者、主旨、包含字詞或檔案較大的郵件一次加上標籤、星號、封存、刪除或自動轉寄等操作。
使用Gmail收發、撰寫、管理郵件時,可以使用鍵盤快速鍵加快瀏覽速度。
鍵盤快速鍵於Gmail初始設定為「關閉」狀態,我們需要先前往「設定」頁面中的「查看所有設定」,點選「一般設定」下拉至「鍵盤快速鍵」,選取「開啟鍵盤快速鍵」並點選頁面底部的「儲存變更」。
另外,如要更改Gmail 中預設的鍵盤快速鍵,設定成自己習慣的快捷鍵組合,請點選設定中的「進階」,啟用「自訂鍵盤快速鍵」並儲存變更,待Gmail重啟後,在設定頁面即可看見新增的「鍵盤快速鍵」分頁。
以下精選幾個Gmail中實用的鍵盤快速鍵:
撰寫 | c 鍵 |
在新分頁中撰寫郵件 | d 鍵 |
搜尋郵件 | / 鍵 |
搜尋即時通訊聯絡人 | q 鍵 |
開啟「更多動作」選單 | . 鍵 |
開啟「移至」選單 | v 鍵 |
開啟「套用標籤」選單 | l 鍵 |
開啟鍵盤快速鍵說明 | ? |
封存 | e 鍵 |
忽略會話群組 | m 鍵 |
回報為垃圾郵件 | ! 鍵 |
刪除 | # 鍵 |
回覆 | r 鍵 |
如要了解完整的Gmail快捷鍵列表,前往Gmail「設定」中的「查看所有設定」,「一般設定」中「鍵盤快捷鍵」並點擊「暸解詳情」,或直接瀏覽Gmail說明。
Gmail可以建立最多10,000個字元的簽名檔,發送郵件時就會將這段文字自動附加在結尾做為註腳。
建立屬於自己的簽名檔方式如下,前往Gmail「設定」中的「查看所有設定」,在「一般設定」中的「簽名」方塊內新增簽名文字、圖片或變更文字樣式,製作屬於自己的簽名檔樣式。
Gmail郵件可以設定發送時間,讓該封郵件在特定時間自動發送。
撰寫郵件視窗中,點選「傳送」選項旁的小三角形,即可排定傳送時間。
搜尋電子郵件時,可以輸入「運算子」來限縮、篩選Gmail的搜尋結果,且可以同時混合多個運算子進一步篩選。
以下精選
指定寄件者 | from: 範例:from:小美 |
指定收件者 | to: 範例:to:大壯 |
指定收到副本的收件者 | cc: bcc: 範例:cc:大壯 |
主旨行中的字詞 | subject: 範例:subject:會議 |
符合多個字詞的郵件 | OR 或 { } 範例:from:小美 OR from:大壯 範例:{from:小美 from:大壯} |
將郵件從搜尋結果中移除 | - 範例:會議 -B部門 |
尋找包含特定相鄰字詞的郵件 (利用數字指定您要搜尋的詞組中間可包含多少字詞) 如果在搜尋字詞前後加上引號, 則搜尋字詞順序與你輸入內容相同的郵件 | AROUND 範例:假日 AROUND 10 休假 範例:"祕密 AROUND 25 歲生日" |
包含特定標籤的郵件 | label: 範例:label:好友 |
含有附件的郵件 | has:attachment 範例:has:attachment |
搜尋標示為重要的郵件 | is:important label:important 範例:is:important |
更多「搜尋運算子」的運用可以參考Google Gmail官方說明頁面。
而透過搜尋運算子執行搜尋後,也能利用這些搜尋結果設定篩選(Filter),未來找尋郵件就更為省時。
可以直接在收件匣右側點選「日曆」查看每日行程與活動、「Keep」的記事與檢查清單、「Task」新增待辦事項和工作期限、「Google 聯絡人」取得聯絡資訊。另外也可安裝其他第三方外掛程式,更方便的與Gmail相互搭配。
Gmail還有許多實用方便的功能,熟悉上手後能提升郵件使用的效率、減低重要郵件疏忽的情形,想了解更多技巧,可以參考Google Gmail官方說明。