作為招募人員，人資HR的一天比你想像中的更忙碌！
「HR人資」的工作職責是什麼？只要滑徵才網站、坐在那邊等著人來應徵？還是員工眼中最害怕的角色、「公司打手」？還是只要負責約會議室、排教育訓練的課程，幫公司打理那些人力資源的雜事？其實HR分工很細，如果你是招募人員，還得因應變化的社會與職場環境，保持彈性應變能力，靈活運用人脈、社群力量，才能找到最適合企業的人才。
文／涂維玲（職涯顧問）
其實在人資的領域中我最喜歡的兩個工作內容就是「教育訓練」和「招募」了。因為這兩種工作內容可以和人的互動最多，也可以觀察到很多不同的人性和行為，所以真的非常有趣。
回到正題，招募人員的一天是這樣開始的。
早上一進公司就要先開信箱和行事曆，確認今天有哪些面試，還有面試時間，接著要準備所有面試者的資料，以及面試者要進行的測驗資料，這部分只要確實做好，當天若面試很多也不用擔心。
通常沒有必要有兩個時段我盡量不排面試，第一就是早上九點到九點半，因為一般主管不會那麼準時，也考量一進公司應該大家都需要一些緩衝時間，所以安排過早的面試容易讓求職者等待或是造成主管在面試前未能再次閱讀面試者的履歷。另外一個時間就是一點到一點半，這時間會遇到主管可能中午有進行午餐會議或是外出洽公，又或是剛剛吃飽飯馬上進行面試也會讓主管沒有緩衝時間做面試準備，這樣的情況也是會造成求職者等待面試時間拉長。所以這兩個時段都會盡量避免。
接著就是要整理信箱中收到的履歷表和拒絕面試邀約以及要改面試時間的回覆。
整理履歷表是指要將履歷表依職務分類，再依職務條件做第一次的篩選，最後將通過初步篩選的履歷表轉給用人單位確認是否要進行邀約。針對回絕面試邀請以及要調整面試邀約的部分，做彙整再與用人單位主管做確認後，才能做回覆。
當然這中間就是陸續有求職者到公司要準備進行面試。
當求職者進到會議室後，會提供茶水，並將求職者的資料讓求職者再次確認是否有遺漏或是要更新調整的部分，確認後要請求職者簽名，表示這份資料確實是由求職者提供。再開始進行該職缺需要的測驗，當然在測驗前要先告知測驗的規則，比如這份測驗作答時間以及作答方式等，另外確認測驗的設備或是題目都沒有問題後，才開始讓求職者進行測驗並開始計時。完成測驗並計分後，會將求職者所有資料以及測驗轉給用人單位主管進行面試。
若面試完成後用人單位主管有其他要求，比如進行其他測驗或是邀請再上一層主管面試，我們就需要協助測驗或是通知。最後就是完成面試送走求職者。
面試完成後我們必須跟催幾件事情：
- 面試主管的面試評語，了解是否要進行第二次面試，或是走任用流程，或是發感謝函。
- 若面試主管已經看了不少求職者，就要了解為何無法做出決定，有可能是因為職務說明要調整或是招募條件要改變，甚至是招募方向，這都是要與用人單位主管一次次確認。
- 如果面試主管有要求面試者要做報告或是提交其他資料，我們就要協助跟催和確認。
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另外招募人員一天中另一項重要工作就是做「面試邀約」，通常我的面試邀約中會有一點時間是在做電話訪問，比如針對面試者履歷基本資料不足的部分做補充了解，或是針對離職原因，也就是我會針對履歷表上的資料作一些了解並記錄在履歷表中，讓用人主管可以在面試前對於求職者的資料有更多的資訊做參考，針對求職者無法完整說明或回覆的部分也會做註記，讓用人主管在面試時可以再做一次瞭解。（針對太專業的部分當然我們無法確認或了解，這部分還是會交由用人單位主管面試時提問）。
做完電話訪問後就是要確定面試時間，並留下自己聯絡方式，以利求職者若有問題時或是要調整面試時間可以有聯絡的方式。最後就是發面試邀約信給求職者，信件內容就是註明面試地點、時間、以及面試要攜帶的資料或是公司要求填寫的資料，最後當然是留下聯絡方式。另外也要做會議室的預約同時發面試會議通知給用人主管，這樣整個面試邀約才算完成。
再來針對較少求職者投遞的職缺，或是雖然有收到很多求職者的履歷表卻沒有符合條件的求職者的職缺做配對履歷表的篩選和面試意願徵詢，當然這部分花的時間是較多的，有時候遇到職缺很急就不能只是發簡訊或是信件詢問意願，而是要打電話，從公司介紹到職缺介紹都不可以少，可是花的時間多不見得效果很好，甚至有時很差，但是還是要花時間去做。
最後就是針對用人單位主管的建議，調整職缺內容、名稱等，讓職缺以及職務說明更明確，讓求職者可以透過刊登的文字說明更了解職缺內容和條件需求。這最終也是希望可以吸引更多求職者。
招募人員也必須思考，如果現階段的招募管道無法找到合適的人，那麼還有哪些方式可以協助我們在招募上事半功倍，比如參加校園徵才、政府舉辦的大型徵才，或是從一些非營利組織找到合適公司工作的人。總之現在做招募就要多元化，多管道，千萬不可以閉門造車，要了解人才市場包括市場行情等，目前又遇到少子化和人才外移的狀況，作為招募人員現在正陷入苦戰中，我們一定要更SMART，更靈活運用人脈、社群的力量，才能滿足企業需要人才的需求。
（原文標題：百工的一天~人資招募人員的一天）
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