8種讓人抓狂E-mail錯誤：什麼都要「全部回覆」、「CC」每個人

2023.12.08

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你是否收過那種自己明明跟信中講的事不相關，依然被「CC（副本）」的信？也有一些人很習慣凡事CC主管，儘管可能只是在討論例行事務，或還在很初階討論階段。這種電子郵件錯誤，不但顯得不專業，也浪費別人時間。以下整理工作能力強的人，絕對不會犯的email錯誤，快來看看是不是有很強烈的既視感。

文／張詠晴　由天下雜誌授權轉載

問問經常使用電子郵件溝通的人，哪些事情最讓他們惱怒，他們通常會話匣子大開。如果在工作或商用上，寄送電子郵件的習慣不好，輕則顯得不專業，嚴重的話，可能還涉及公開他人的個資。

一、送出信幾分鐘後，寄件者又直接走到你旁邊重複email裡所有的事

當你對某人寄出email，勢必是考量過這就是溝通這件事的最好形式。如果在寄出後，你又跑去跟他本人從頭到尾說一次，其實是在浪費彼此的時間。

許多人反映，受不了寄件者寄出email時副本給太多人，或是自己明明跟信中講的事不相關，依然被「CC」了。

把一個無關的人拉進email裡，顯得不專業，也浪費他人的時間。當討論進行著，不相關卻被「CC」的人，可能因為不想漏接球，必須時不時地點進去看自己是不是被交辦了什麼事。

有一種「CC」，則是凡事「CC」給主管。部分人很習慣把主管CC進電子郵件中，儘管可能只是在討論例行事務，或是還在很初階討論階段。通常會這麼做的人，是想展現自己有在做事，或是想把主管拉進脈絡中，時不時要他主持正義和公道，工作能力強的人，一般不會、也不需要這麼做。

想像一下你寄信給8個人，但其中一個人想知道為什麼自己也收到這封信，本來想單獨問你，卻不小心按了全部回覆，就這樣所有人都看到你們本該私下討論的事。

另一個情況可能更嚴重一些，試想一家公司寄產品介紹信給許多的潛在客戶，或是公關公司大量寄新聞稿給媒體，但是忘用了「密件副本」（BCC），所有聯絡人電子信箱都見光了。假如其中一個收件者因為有興趣，想索取更多資料，於是按了「全部回覆」，這麼一來，除了暴露個資外，其他收件者也被迫收到與自己無關的回信。

類似事件引發的糗事層出不窮，甚至可能涉及暴露個資，按下回信時，真的要多檢查幾次。

員工福利平台PerkBox近期一項調查顯示，以下幾種開頭和結尾其實蠻惱人的：

調查顯示，這幾種信裡常出現的話很惱人。

「請確保xxx得知相關資訊與最新進度」、「正如我上一封信所說」：這兩句話傳達的情緒都比較負面和消極，背後的意思可能包含「我覺得xxx可能不在狀況內」，或是在說，「我之前說過了，不想再說一次」。

「先謝過了」：儘管每個人都希望自己的付出被感謝，但這句話讓人感覺有些自以為是。如果你知道對方會做你所要求的事情，而且你是真心想表達感謝，那是可以的。但這可能被視為一種強迫，而且根據Perkbox的調查結果，這十分惱人。

這真的無法自圓其說，畢竟這是最基本的要求和一種尊重。

一位接受調查的人也提出，最討厭人們擅自簡化她的名字。比方說，因為名字裡頭有「安」這個字，不熟的人回信給她，就逕自叫她「小安」。

想像一下你們正在透過email與同事或客戶討論一個議題，但你們已經討論很久了，這時候發現你需要問主管一些事，你會怎麼做？

A.透過電話或親自找他說明狀況，再將長長的email討論串轉寄給他。
B.先為一連串的email討論寫個概述，接著再轉寄長長的email討論串給他。
C.直接轉寄討論串，上頭加註請看下方。

在這種情況下，A或B做法可能是OK的。但請避開C做法，因為最可能的情況是，他要從又臭又長信件中，找他所需要的資訊

在Microsoft Outlook中，有個設定是讓你標註高重要性或不那麼急迫的信，但有些人就是會把自己所有寄出的信都標註「高重要性」。

在沒有這項功能的電子郵件系統中，有人則選擇自己在信件主旨標註「急！！！」但當所有事都被標註很重要、很急，無法產生相對性，就變成什麼也都不急了。

（資料來源：Fast Company, CPA Practice Advisor）

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