你的電子郵件，禮數夠周到嗎？Email必知的7大撰寫重點，禮節、格式大解密！｜電子郵件撰寫範例

電子郵件該怎麼寫才不會被認為沒有禮貌？寄給客戶的電郵怎麼到現在還沒回？其實一封電子郵件可以分成好幾個基本欄位，每個地方都有細節需要注意，讓《104職場力》為您整理電郵格式撰寫重點，謹記email禮儀，不NG不踩雷，與客戶順暢溝通往來！

文／《104職場力》小編

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  • 電子郵件基本欄位
  • 基本欄位撰寫重點
    1. 收件人（To）
    2. 主旨（Subject）
    3. 正式稱謂（Salutation）
    4. 正文（Body）
    5. 結論（Conclusion）
    6. 署名（Signature）
    7. 附件（Attachment）
  • 電子郵件撰寫範例

電子郵件基本欄位

一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位：

• 收件人（To）
• 主旨（Subject）
• 正式稱謂（Salutation）
• 正文（Body）
  • 格式（Formatting）
  • 禮貌用詞（Polite language）
• 結論（Conclusion）
• 署名（Signature）
• 附件（Attachment）

看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意，一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫？讓《104職場力》為您整理撰寫重點，不NG不踩雷，與客戶順暢溝通往來！

延伸閱讀：為什麼我發的Mail，都沒人要回我信？｜職場工作術

基本欄位撰寫重點

1. 收件人（To）

首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確。

如果需要寄給2個人以上時，可以使用「副本」（CC (Carbon Copy)）或「密件副本」（BCC (Blind Carbon Copy)）。

• CC與BCC的差別
  • 「副本」（CC）：增加CC欄位收件人時，這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。
  • 「密件副本」（BCC）：而增加BCC欄位收件人時，這些人可以收到郵件，但其他收件人無法看到他們的郵件地址。

2. 主旨（Subject）

「主旨」是電子郵件首要之重，必須簡潔明確的表達來信用意，才能讓收件人一目了然知道郵件內容。因此盡量避免使用模糊冗長的主題，而是具體描述郵件內容或目的。

例如：某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願

3. 正式稱謂（Salutation）

以禮貌的方式稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉，使用「職銜」稱呼較為安全；若與對方已有認識，則可視交情調整。

例如：陳經理您好

4. 正文（Body）

格式（Formatting）

而在正文段落中，要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子，電子郵件並非作文，避免使用太多的行文冗長或囉唆內容，才能使收件人短時間了解你的來信用意，即時做出回應、進行下一步計畫。

此外，要適度的「分段換行」，避免所有文字內容全部擠在同一段，如果有數個事項也可以列點標項，清楚顯示每件事、每個重點。

禮貌用詞（Polite language）

盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思，避免使用冒犯性或侮辱性的言語，造成雙方不快。

同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性，以下幾點要注意：

1. 避免過多驚嘆號（！）：過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用，避免讓收件人誤解。
2. 避免過多的問號（？）：與驚嘆號相類似，過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用，僅在需要確認或提出疑問時使用。
3. 避免過度重複符號（！！！或？？？）：重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達，質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解，甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。
4. 避免多種標點符號混用：在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等，容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思，避免短短的段落中混用多種符號。
5. 避免使用顏文字或emoji：與朋友、較為熟識的同事，當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來，就必須避免使用誇張的表情符號。
6. 避免一路逗號（，）不停歇，洋洋灑灑最後才句點（。）：如上所述，要適度「分段換行」，跟說話一樣換氣與頓點，收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。

NG範例，疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號：

我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議，誠摯邀請您參加並分享您的研究成果，該會議將於「日期」在「地點」舉行，主要聚焦於「主題／領域」，近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」，您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值，期待您的蒞臨演講如有意願參與，請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題，相關研究會議資訊，議程和表單詳於附件，謝謝您撥冗閱讀！！！

5. 結論（Conclusion）

而在電子郵件的結尾部分，大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動，另外也能感謝收件人的閱讀。

例如：我們非常重視您的意見，如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫，謝謝。

6. 署名（Signature）

在文末署名或附上「簽名檔」，也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式，讓對方能夠更方便的與你聯繫。

例如：

「公司Logo圖片」
「你的名字」
「公司部門」
「連絡電話」
「電子郵件地址」
「公司地址」

7. 附件（Attachment）

是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考，電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪？

如有附加檔案需要收件人參閱時，確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」，而檔案也確實上傳，避免還得為了附件再往來、耗費時間。

除此之外，當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時，可上傳至雲端硬碟開啟分享，給予連結讓收件人自行閱覽下載。

常見NG附件檔名：「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」

最後提醒在發送電子郵件前，再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤，除了讓資訊清楚明確，也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤，嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。

延伸閱讀：趕快筆記！3原則寫出收信人愛看的E-mail

電子郵件撰寫範例

假設要進一步了解客戶的需求，發信和對方窗口詢問：

主旨：關於您對「　　　」的需求，請提供更多細節

正文：
XXX先生／女士您好，

我是「你的名字」，來自「你所在的公司或部門」，我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前，需要您的協助。

根據我們先前的討論，您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案，需要更多的細節和具體要求。

因此還需請您提供以下資訊：

1. 需求範圍：如有任何特定…。
2. 目標期望：…。
3. 條件限制：…。
4. 時程規劃：…。
5. …
…這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。

我們非常重視您的需求，更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，如果您對任何細節有疑問，或需要進一步討論，也請隨時與我聯繫。

感謝您的合作和支持！


祝安好，

「你的名字」
「你的職位」
「你的聯繫方式」

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