上下班一定得打卡嗎？公司若推行「免打卡」制度，雇主仍應詳實紀錄出勤時間｜新手雇主指南
許多新創公司都會推行「免打卡」的彈性上下班制度，特別近年受疫情影響，部分企業直接改採「WFH、遠端居家辦公」模式，甚至會直接取消出勤紀錄了。特別提醒：勞基法規定登載出勤紀錄的義務是在雇主而非勞工，即便公司推行彈性制度，仍應詳實登載，否則難以計算勞工的工資、加班費、預防勞工過勞的加班時數認定等等，如未依法備置，恐遭罰9萬至45萬元罰鍰唷！
文／《104職場力》小編
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有些事業單位常標榜工時彈性、「上下班免打卡」做為企業的特殊福利；近幾年在疫情衝擊下，許多企業啟動「WFH」（居家遠端辦公）模式，因此更直接取消出勤紀錄；甚至有些小型、微型企業，因勞工人數不多、平時工作都採即時任務分配，根本沒有建置出勤紀錄的管理系統，這些都有可能因「缺少出勤紀錄」而導致自己違反勞基法規定。
新北市勞檢處統計資料，事業單位因「未置備或未詳實記載勞工出勤紀錄」而遭裁罰，案件量均高居歷年前三名。特別提醒雇主，詳實紀錄出勤紀錄的責任是在企業而非員工，當勞雇雙方對於工時、工資及休假認定發生爭議，出勤紀錄是這是最重要的核算依據，因此勞基法課予雇主記錄勞工出退勤時間的法定義務，也是各地勞政機關勞動檢查的重點項目之一。
勞動部為了促進勞動概念的深化，持續創作編製適合不同階段國人所需要之勞動教育教材。而考量國內企業規模仍多數為中小企業，確實有必要提升小規模企業雇主或負責人勞動法遵意識，勞動部2023年完成編製五冊一套的《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》，將艱澀的勞動法令轉化為淺顯易懂的文字與圖說，增進建構雇主正確勞動法概念。
《104職場力》小編特別精選有關「上下班打卡」、「超時工作」、「員工下班逗留辦公室」、「加班是否可限制只換補休」等企業人資在實務中常碰到的問題，讓每位雇主都能熟悉法規，落實法令規定、避免立意良善、反而誤觸法規唷！
1. 員工上下班可以不用打卡嗎？可「免打卡」，但仍應置備出勤紀錄
阿奇是一間報關行的老闆，由於員工常在外出勤。
勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題
阿奇為了體諒員工，所以採取工時彈性自主管理，只要工作有完成就好，不強制上下班時間員工一定要打卡。
NG！沒有每天記錄員工出缺勤，可能已經觸法：
特別提醒您：記錄出缺勤不一定要使用「打卡」的方式，但如果雇主未留存 5 年內的出勤紀錄、或沒有每天記錄員工的上下班時間至分鐘為止，這樣已經違反上述勞基法規範，依勞基法第79條可處9至45萬或2至100萬元的罰緩，並公布事業單位名稱及負責人姓名，不可不慎！
正確「出勤紀錄」的3大注意事項
步驟一：瞭解出勤紀錄的用途與注意事項
出勤紀錄牽涉許多勞動與法令權益面相，為相當重要記錄文件：
| 出勤紀錄的用途 | 記錄出勤紀錄的注意事項 |
| 員工工作時間的證明文件 | 員工出勤日 上下班時間清楚載明「幾點幾分」 |
| 員工加班費及休假的計算基礎 | 員工請休假日 明確寫出「假別」 |
| 職業災害認定依據 | 若員工曠職 明確標示「曠職」 |
步驟二：選擇適合的方式保留員工的出勤紀錄
因應不同的工作型態，法律並沒有強制規定出勤紀錄的形式，只要可以長期保存供調閱都可以。雇主可以參考下列作法：
- 紙本簽到表（簽到簿）
- 打卡鐘
- 生物辨識裝置（指紋辨識）
- 手機APP
- 門禁卡
延伸閱讀：刷臉、按指紋打卡上班，雇主別輕忽個資議題
步驟三：保存至少５年內的出勤紀錄
根據《勞基法》第30條第5項規定，「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」。
而員工（包含兼職計時人員、離職員工）有權要求雇主提供出勤紀錄的影本。
工作性質特殊「在外出勤」，勞工在事業場所外工作時間指導原則
因產業變遷，經濟活動愈趨複雜多元，勞工在事業場所外從事工作之類型日益增加，因此勞動部也公佈「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，供事業單位就在外工作勞工之「工作時間」認定及「出勤紀錄」記載之參考，以保障其勞動權益。
延伸閱讀：上班忘打卡怎麼辦，老闆可因此扣我薪水嗎？委請同事代為打卡違法嗎？｜法律小教室
2. 如果員工一天工作超過8小時，該如何彈性調整工作時間呢？
阿力是一間咖啡廳的老闆，因為連假期間客人較多，他要求員工每天上班 13 小時，連假過後再補休。
勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題
阿力認為這樣單週的總工作時間仍維持40 小時不變，因此不用額外支付員工加班費。
NG！未符合特定條件而任意延長工時，可能已經觸法：
員工每日正常工作時間原則上不能超過 8 小時。
而《勞動基準法》第32條第1、2項規定，如雇主有使勞工在正常工作時間以外工作之必要，必須經過工會（無工會時，經勞資會議）同意，始得延長。
如果沒有符合特定條件，且經過工會（無工會時，經勞資會議）的同意實施彈性工作時間，雇主不可任意延長每日正常工作時間，且如果讓員工連同加班工作超過 12 小時，依勞基法第79條可處新臺幣 2-100 萬元的罰鍰，並公布事業單位名稱及負責人姓名。
正確「延長與彈性工時」的2大注意事項
步驟一：瞭解延長工作時間的限制
- 根據《勞動基準法》第32條第2項：
- 勞工延長工作時間＋正常工作時間，1日不得超過12小時；
- 1個月延長工作時間每月最多46小時；
- 如經工會（無工會時，經勞資會議）同意，延長工作時間每月最多54小時、每3個月最多138小時。
步驟二：善用彈性工作時間制度調配工作時間
另外根據《勞動基準法》第30-1條，特定行業（中央主管機關指定）的雇主經工會同意（無工會時，經勞資會議），可以將正常工作時間彈性分配。
但必須注意下列限制：
| 正常工時規範 | 1日工時上限 | 休息日及例假 | |
| 2週 彈性工時 | 每日最多10小時 １週最多48小時 ２週最多80小時 | 12小時 | 每7天至少1例假 每14天至少2例2休 |
| 4週 彈性工時 | 每日最多10小時 ４週最多160小時 | 12小時 | 每14天至少2例假 每28天至少4例4休 |
| 8週 彈性工時 | 每日最多8小時 １週最多48小時 ８週最多320小時 | 12小時 | 每7天至少1例假 每56天至少8例8休 |
如欲了解現行適用彈性工時之行業，查詢自己使否符合適用的條件，請參閱勞動部「工時制度及工作彈性化措施介紹」專區「指定適用勞動基準法彈性工時之行業」。
延伸閱讀：【加班問題】－雇主未經工會或勞資會議同意，可直接要求勞工加班嗎？｜法務長專欄
3. 員工下班後逗留辦公室，雇主可視為私事「拒認加班」嗎？
小恩經營一間APP公司，他發現某員工在約定下班時間後都會待在辦公室，但小恩也沒有多加理會。
勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題
員工之後主張依照打卡紀錄，他每天工作12小時，公司應該給付加班費，但小恩拒絕給加班費。
NG！依法出勤紀錄之時間，原則就是員工實際工作時間：
根據《勞動事件法》第38條，出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。
除非雇主可以提出其他證明，否則即使員工沒有經過報備或申請就自行加班，雇主可能還是要支付加班費。如有違反，依勞基法第79條可處新臺幣 2-100 萬元的罰鍰，並公布事業單位名稱及負責人姓名。
正確「加班流程」的2大注意事項
步驟一：制定並公告加班申請流程
- 制定加班流程：
- 要求員工加班前向主管提出申請、或是事後追認。
- 明確催促員工下班：
- 下班時間若不願讓員工加班，需明確催促員工下班，制止員工加班。
步驟二：每月與員工共同確認實際出勤時間
如為避免爭議，雇主應當確認員工加班原因，並使員工說明原因。
- 雇主應確認員工加班原因
- 針對下班後滯留的員工，雇主有責任確認員工這段時間是否有在工作，可以與員工面談加班的原因，並輔以調閱相關資料
- 電腦運作紀錄
- 主管指派之工作紀錄
- 加班之成果
- 針對下班後滯留的員工，雇主有責任確認員工這段時間是否有在工作，可以與員工面談加班的原因，並輔以調閱相關資料
- 雇主可要求員工說明加班原因
- 要求員工說明滯留公司的原因，每月發工資前與員工確認實際出勤時間並即時修正。
延伸閱讀：【加班問題】－加班未經事前核准而私自逗留者，視為處理私人事務？｜法務長專欄
4. 可以限制加班只能換「補休」嗎？或提前約定一律換「補休」？
阿爆是一間熱炒店的老闆，因為員工常需要加班到很晚才能回家，所以他規定員工加班一律以補休處理，不得請領加班費，這樣一方面可以讓員工多休息，另一方面也可以省下加班費。
勞動部《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》精選問題
NG！限制員工加班只能換「補休」已經違法：
如果雇主使勞工於平日或休息日加班，原則上就要按照《勞動基準法》第24條規定給付加班費。
除非勞工有意願選擇補休，並經過雇主同意後，才可以依照《勞動基準法》第32條之1的規定，將加班的工作時數換成「補休」的時數。
因此如雇主片面限制勞工加班一律只能選擇「補休」，違反上述規定時，依勞基法第79條可處新臺幣 2-100 萬元的罰鍰，並公布事業單位名稱及負責人姓名。
正確「加班費與補休」的2大注意事項
因此補休的選擇權依規定在勞工，雇主不可主動、片面要求勞工只得選擇補休、不給加班費。雇主在規劃補休制度時可以參考下列2個步驟：
步驟一：提供並核對每月加班時數
- 提供每月加班時數：雇主每個月需提供加班時數給員工確認。
- 員工確認加班：員工確認無誤後，選擇申請加班費或補休。
特別注意：
選擇加班費或補休，應在「加班事實」後才會發生。
如果事業單位在勞工到職時，就簽署類似「本人同意日後加班無條件選擇補休」等一次性向後拋棄未來加班費的請求權是沒有效力的。
步驟二：約定補休期限與相關事宜
- 約定補休期限：雇主可以規定補休期限並公告，但不能晚於當年度特休期限。
- 補休到期需折算加班費：補休到期或是員工離職時，雇主需要將未休畢的補休時數依照加班當天的工資計算標準，折算成加班費支付給員工。
申報加班正確SOP：
員工加班 → 每月提供加班記錄確認 → 申請加班費 (A) or 申請補休 (B)
(A) → 給付加班費
(B) → 進行補休 → 如補休到期 → 給付加班費
延伸閱讀：雇主可要求「以補休替代加班費」，且期限內沒休完視同放棄嗎？｜法律小教室
勞動部編撰之《從徵才到解僱都不NG的新手雇主指南》及線上學習課程皆可至「全民勞教e網」（https://labor-elearning.mol.gov.tw/）瀏覽與下載使用。正確的勞動觀念需要你我一同持續落實。
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