人資充電

日期 |2021.01.21

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HR婉拒錄取求職者的感謝函,怎麼寫最適宜呢?【未錄取通知信件範本】

HR寄出的「未錄取通知」代表著公司的態度,適當的放軟姿態、保持友好將有助於建立公司的好形象,如何友善又適當的表達對求職者前來面試的感謝?我們提供未錄取通知信件的參考範本,給大家作為參考。

文/104職場力小編 綜合編譯

在人力資源的招募工作上,您是否會需要婉拒求職者的「未錄取通知」的感謝函範本呢?制式的感謝函通常用來感謝參與初試或團體面試的求職者,內容和口吻與面試邀請函相當即可;但如果狀況再更複雜一點,要拒絕在二次面試中落選的候選人、甚至是最終遴選中落敗的求職者,可就複雜多了。

如何讓感謝函既有人情味又能維護好公司的專業形象,我們參考中外的一些人資專家建議,寫成以下的信件範本,提供給各位人資同學們參考。

一封好的感謝函,其實具備商業意義

人資寄出的面試感謝函,通常需要兼具專業、禮貌的態度,務求謹慎而且表達對候選人的關心,在告知他們「未能獲得這份工作」 之餘,最重要的是要讓他們明白「公司對你的專業和能力感到有興趣」,只是可能最終在競爭中,總會有成功與失敗的兩方。

公司的對外形象與聲譽建立,往往就是在這些面試來回的過程中建立,當一次又一次的面試讓每位參與者不論成敗,都能感受到公司的熱情、以禮相待,並且不斷追求的是「在適任者當中選擇最優秀、最熟練的人才能進入」,對於公司的專業、嚴謹形象將有極大的幫助。

因此,人力資源單位對於面試感謝函,其實是馬虎不得的行銷工作。

二面落選者,值得更好的未錄取通知待遇

通常不論是在哪一個階段落選的求職者,成熟的人資單位都會寄送感謝函表達對求職者願意舟車勞頓、前來公司參與面試的謝意。但如果是已經進入複試、與更高階的主管面談過的對象,若確定落選後,其實應該值得更特殊的待遇。

通常我們會建議人資單位,不妨拿起電話,給予二面的落選者一通感謝電話。

不過要特別注意,在國外曾經有案例:當人資單位通知二面落選者,公司決定聘用另一名候選人時,因為透露的重點在:「我們決定聘用一個比你更勝任、更適合我們工作的人才」而產生爭議,最後被該求職者控告公司有「僱用歧視」。

為求避免爭議,在告知求職者的最終結果時,若被詢問「想知道未錄取的理由」時,盡量避免使用「人與人之間的競爭比較結果」來通知,可以告知對方在面試中尚可加強的部分,或是在資歷中還可加強的劣勢,祝福對方未來職涯順遂即可。

小編劃重點:在告知落選者時,不要用「因為有比你更好的人」當做理由;而是專注在該名求職者的表現即可。


以下是可供HR朋友們參考的「未錄取通知信件」範本,您也可依此文本再做增刪修,調整出最符合您的企業情境、使用需求的最終版本。


未錄取通知信件範本(簡易版)

Hi 某某某 先生/小姐 您好:


我們是醫鈴室公司,感謝您在日前特地撥冗前來參與「銷售經理」一職的徵選,惜因職缺名額有限,難免有遺珠之憾,深感惋惜。


您在面試中展現的經驗和資歷讓我們留下很好的印象,我們已將您的資料建檔納入儲備人才庫中,日後若公司有符合職缺,也希望能有緣與您攜手合作。


再次誠摯感謝您對本公司的青睞、抽出寶貴的時間前來應試,祝您萬事如意、身體健康。


醫鈴室公司 人力資源管理團隊


二次面試未錄取通知信件範本

Hi 某某某 先生/小姐 您好:


我們是醫鈴室公司,非常感謝您在百忙中撥冗兩度前來敝公司參與「銷售經理」一職的徵選,您的資歷和經驗都讓訪談團隊留下很深刻的印象。


這封信主要是想表達對您的感謝,誠如我們在電話會議中所做的說明,儘管我們選擇了另一位候選人,但鑑於您所展現的各項優勢和專才,這並不是一個容易的決定。


即便暫時和您沒有攜手合作的機會,醫鈴室公司經常尋求高水平的人才來填補空缺,因此希望未來若有符合您的資歷、適合的職務時,能夠再邀請您來敝公司一敘,感謝您對我們的青睞與關愛。


祝福您萬事如意、身體健康,下一個工作順利。


醫鈴室公司 人力資源管理團隊


感謝函是與求職者建立友好關係的最後機會

正如我們所強調的,一封好的感謝函是幫助公司和求職者建立友善的良好關係,特別是那些經過重重考驗進到最後決選的候選人們,即便沒有這次的合作機會,至少他們也都是滿足一定條件的適任者,不論是下次招聘或是未來在同產業、領域都很有機會碰上,讓他們對公司留下良好的印象,百利而無害。

因此在招聘的過程中做個完美而妥善的收尾是必要的,感謝函的寄送絕對不能流於形式、毫無感情的告知未錄取,或是只是無意義的寒暄;適度的表達公司對於這些候選人的感謝、在乎他們,並讚賞他們為了拿下職位而付出的各種努力,才是最重要的。

山水有相逢,未來難保彼此不會在意外的場合再相會,因此絕對不要再低估感謝函對於建立良好品牌聲譽、雇主品牌的重要性。

祝各位人資工作者、人資同學們,都能順利招募到適才適任的好人才!

小編劃重點:感謝函千萬別只做制式的通知或寒暄,可以讚賞求職者的付出、藉此建立公司親切、重視人際關係的形象。


找到適才適任的好人才,身為HR的你也能這樣做:

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