【離職程序教學】完美轉身前，特休規劃、交接、證明文件等離職流程該怎麼準備？
離職程序怎麼跑？跟主管開口前須先做好哪些規劃？離職預告前間的內外交接、當天的離職流程有什麼要注意的細節？本篇詳解特休與預告期算法，並提供交接的步驟範例，以及公司財產、離職證明書重點，助你優雅告別，安心展開新篇章。
文／《104職場力》
本文目錄（點擊可快速前往）
離職程序開跑前，你可以先思考這些事
打算提離職了嗎？別急著把辭呈交出去！想走得順利又漂亮，搞懂勞基法離職程序與企業常見流程很重要。以下這幾個重點，不妨花點時間好好想一想、算一算，把離職準備做足做滿！
1. 特休還有幾天？先算清楚再說！
提離職前，請先確認自己還剩多少假，每間公司紀錄員工假別天數的方式不同，大企業通常會使用人資系統，直接查詢很便利；部分小型企業可能會記錄在個別員工的薪資條上，翻翻過往的單據可以找到；如果無法得知且怕直接問人資會被「特別關切」，自己計算時可別漏了以下這些：
| 留意到職日，算一下近期是否有新特休 |
| 比如：打算下個月底離職，但20天後就滿1年，20天後得到的這7天假也得計入。 |
| 公司若有提供優於勞基法的假別，算清楚哪些休了哪些還沒 |
| 例如：生日假、家庭假、失戀假等。 |
| 特休是否曾經換成錢了 |
| 部分企業會每年結算，將未休假期換成錢給員工；部分企業會遞延，這時假期就會繼續累積。 |
| 加班換補休 |
| 如公司規定加班換補休，請記得一併將加班時數計入假別中，這些都是自己的權益。 |
延伸閱讀：特休「曆年制、週年制」差在哪？讓「特別休假試算系統」幫你算天數！
2. 離職預告期要提前多久？別忘了勞基法有規定！
員工離職不是說走就走，根據《勞基法》第15條第2項及第16條規定，勞工離職需提前告知雇主，預告期長短則依工作年資而異：
- 工作3個月以上未滿1年：10天前預告
- 工作1年以上未滿3年：20天前預告
- 工作3年以上：30天前預告
- （工作未滿3個月：不需要提前預告）
請注意，離職預告期是從提離職隔天開始起算，包含工作日、休假日、例假日等，因此如要壓線提出，可得注意這條「不含當日」的規則。
舉例：員工A的離職預告期為10日，如果他想工作到11月10日，那最晚就必須在10月31日下班前向雇主提離職，這樣從11月1日起算後的10日（到11月10日）這段期間就是離職預告期。
Ｑ：離職預告期可以延長或縮短嗎？
離職預告期的天數改動必須經過雙方協商並取得同意，否則雙方可能都會面臨一些法律問題：
| 員工給出的離職預告天數比勞基法規定的更多 |
| 可以，離職信件寫清楚即可。 |
| 雇主希望員工提供比勞基法規定更多的天數 |
| 除非經協商同意，否則不得擅自延長。 |
| 員工想縮短自己的離職預告天數 |
| 除非經協商同意，否則雇主若因此權益受損，有權透過民事途徑向員工請求損害賠償。 |
| 雇主想縮短員工的離職預告天數 |
| 雇主可拒絕員工在預告期間提供勞務，但還是要付錢直到預定的預告期結束為止。 |
至於什麼情況下可以不用離職預告？更進階的問題可以參考：勞基法離職預告期有幾天？怎麼算？被霸凌離職要預告期嗎？
確認好自己的離職預告期，才能規劃出最理想的離職時間，避免觸法或造成不必要的爭議。
3. 最理想的離職時間？建議評估所有可能狀況！
算好特休天數和離職預告期，再來就可以規劃什麼時候脫身！建議大家可以預設1-2個理想的離職時間，因為最後工作日的交涉也是提離職時不可避免的一環，考量到工作交接、專案進程、部門人力狀況等因素，主管可能會有慰留或「情勒」的情況（尤其是手上專案越多、越複雜、越難頂替的資深員工），建議大家可以預先想好：
| 心中理想的離職日 | 例如最好的狀況是做到該月底，還有時間休息再接下份工作。 |
| 不想或不能再延的最後底線是幾號 | 例如最多再延兩週，避免延宕新公司報到日。 |
| 拉出幾個可以協商的日期 | 譬如3天、5天、10天等，最後才是兩週給滿。 |
如果已經可以從公司的文化、部門人力狀態等方向預期到主管「肯定會留人」，也可以比原定計畫更早提離職，例如：原本20天的預告期，提前至30天或40天前告知，既給了公司足夠的時間和面子，也更有機會能在心中理想的時間點離開。
如果你想知道更多企業慰留員工的想法與做法，歡迎參考：Counter Offer是什麼？公司慣用的留人方式及背後盤算你想過嗎？
另外在離職預告期間，若確定哪幾天想請特休，也建議在遞辭呈時一併提出，並最好在談妥後先填假單，避免屆時要請還得重新協商，甚至影響到離職日。
如果選擇將特休或補休換成錢，可預先和HR確認天數、時數及換算後的總金額，如發現有問題可預先更正，避免離職後收到薪水發現有誤還得回頭聯絡，最怕還剪不斷理還亂。
不論是哪種方式，提早算清楚、安排好，可以讓你在談離職日期時更有彈性，也比較能掌握自己的節奏。
提離職流程、時間、方式照著做，不怕開口說再見！
打定主意要離職後，接下來就要正式啟動離職流程囉！很多人會緊張「到底要怎麼開口？主管會不會不讓我走？」別擔心，這裡幫你整理好方法，照著做，離職也能優雅又體面。
1. 什麼時間點提離職較好？避開雷區都好談！
提離職沒有所謂的「黃金時段」，畢竟不會影響結果，只是如果希望過程能更順利、氣氛好一點，確實應避開以下這些時刻：
| 1. 重要公司大會前不打擾，此時是主管們最緊張、最無法分心的時刻，可能正忙於準備報告、應對高層，根本沒辦法好好坐下來談。 |
| 2. 主管被訓話或被交付重大任務之後請識相迴避，在對方情緒還沒平復時提出另一個壞消息，可預期氣氛肯定不佳，甚至還可能將挫敗、壓力等負面情緒轉嫁到你身上。 |
| 3. 午餐前的時間是許多人準備放鬆、充電的時刻，如果午休後有會議，主管們也可能會提前用餐，這時談離職可能會讓步調顯得倉促且「不貼心」。 |
| 4. 下班前30分鐘才突然說要聊一聊，主管可能沒時間好好談，更慘的狀況是對方如有要事須提前下班，可能婉拒或改期，打亂你的離職計畫。 |
建議事先查看主管的行事曆，挑出2-3個合適的時機點（有備案比較放心），之後傳訊息或當面提出邀約，簡明扼要的表示「想和您聊聊我未來的生涯規劃，請問以下時段哪一個較方便呢？」通常這時候主管們就心裡有數啦！得到回覆後可順手將會議室與主管該時段預約起來，減少變數發生的可能。
2. 離職怎麼提？先口頭、再書面，紀錄要留好
其實開口說離職不用太複雜，真誠清楚就好，舉例來說：
〔主管名字或職稱，例如經理〕，我這邊有〔離職理由，例如個人職涯規劃〕的考量，經過一段時間的思考，決定要提離職，預計做到〔離職時間，例如這個月底〕，今天想口頭正式跟您說一聲，希望能順利安排後續交接，稍後會寄出正式的信件。
通常主管若有慰留打算，會細問離職原因，試圖找出癥結點並排除，這時記得提醒自己，客觀提到事實可以，但不要落入無謂的抱怨中，更不需要為了避免尷尬而編造太多假理由（業界很小，如果編出像是回老家照顧父母、要到外縣市或國外結婚、深造這類謊言，其實很容易被拆穿），真誠表達自己的決心、把立場踩穩，相信好主管在知你意後不會太為難，但倘若碰到情勒型主管，也不用害怕和動搖，無論對方什麼說法，既然都決定不幹了，堅定自己的立場即可。
延伸閱讀：想提離職很難開口？資深人資傳授5招，和公司好聚好散！
談定之後，接下來如有需要同步釐清的細節也可以趁此機會問起來，例如：
- 請問離職信件有沒有需要同步CC給〔其他主管名或職稱〕？
- 請問在交接人員的安排上有沒有〔屬意人選／預計幾時開始〕？
- 請問〔專案／文件／報告〕我處理到〔某個段落，例如寫完文件／做完簡報／完成結案會議〕交接，後續負責人比較好接手，這樣方便嗎？
即便有些問題當下可能不會得到答案，至少可以起到提醒的作用，也讓對方明白你的去意堅定，方便後續安排。
結束會議後，就可以將剛剛口頭上提到的離職原因、離職日，以及其他問題討論得出的結論寫成信件寄出，就完成第一步囉！
延伸閱讀：【4大實用辭呈範本】離職信怎麼寫？切記不用強調「這詞」！
最重要的員工離職程序：交接
離職交接不僅是對公司負責，更是保護自己的重要環節，為了避免後續責任不清，以下幾個做法推薦大家試試看，不僅能讓交接更有條理，也能大大降低日後「被麻煩」的機率：
1.工作細節書面化
對內勤或文書工作者來說，交接相對單純，只要把文件資料分類整理清楚、說明每份檔案的用途與更新時間，就算是完成交接的第一步，但對一些實務操作或倚重經驗判斷的工作（像是業務、廣告投放、公關、門市管理等），書面化會比較有難度，這時建議可以從以下幾個面向著手：
| 固定工作項目 | 可按照每日／每週／每月／每季排序 |
| 交接人與交接時間 | 列出預計的交接對象、交接會議日期 |
| 工作細節 | 每一項工作目前進行到哪裡、有沒有注意事項 |
| 工具與帳密 | 工作需使用哪些工具、其帳號密碼或流程文件編號 |
針對以上幾個點簡單做一份交接清單表，無論使用Word、Excel、Notion或雲端文件都可以，讓接手者一看就懂，也讓主管知道你有認真處理。
2. 主動安排交接會議
得知接手對象後，可以透過信件主動召開交接會議，邀請當事人與其直屬主管與會，確保交接進度能如實進行，信件的主旨與內容可參照以下範例：
| 信件主旨 | 7/22（五）離職交接會議－○○工作內容與專案說明 |
| 信件內容 | ［同仁及主管姓名］兩位午安： 由於我將於［最後工作日，例如 8/2（三）］正式離職，為確保工作能順利交接與延續，預計於［7/22（五）15:00～16:00］安排一場交接會議，地點在［A會議室］，將針對以下內容進行說明： 日常工作項目與時程 現有專案進度與後續 建議使用工具與帳號 權限說明需特別留意的注意事項與經驗補充 交接資料我已事先整理成書面文件並夾帶於附件，先提供給接手同仁參考，如有問題屆時可一併提出討論，如有其他建議的討論項目，也歡迎提前告知，我會一併準備。 謝謝！ 敬祝 順心［你的姓名或簽名檔］ |
Q：公司不安排人交接怎麼辦？
有時候公司人力緊、接手人還沒找好，或主管根本沒安排人交接，這時千萬不能放著不管，如果遲遲不指派交接對象，請持續傳訊息或發信詢問，告知無人交接後的安排，並將這些溝通紀錄留存。
| 初次提醒 | Hi［主管］ 我這邊的離職交接文件已經整理得差不多了，想確認一下目前有安排接手人選嗎？我可以配合安排交接時間，確保工作順利銜接，謝謝您！ |
| 再次提醒 | Hi［主管］ 距離我的最後工作日［8/2（三）］只剩下約一週，目前我已完成交接文件並持續更新中，為了不影響團隊的日常運作與任務延續，想再次詢問是否已確認由哪位同仁接手我的工作內容。 若尚未指定，我會持續整理文件，並擬定交接會議資料，之後先交接給您，以利日後能順利傳遞。 |
3. 交接資料留存紀錄、同步CC主管
如果交接事項較複雜，或有多位交接同仁，建議可以準備一張「交接清單打勾表」，會議上每說明完一項就請對方確認打勾，會議結束後再拍照或掃描存檔，不只寄給交接同仁，也同步CC給主管，作為「我確實有說明」的佐證。
除了打勾表，還可以搭配以下幾招，提升交接透明度與自保力：
- 寄出交接資料時，標示日期與版本號：例如：行銷交接清單v1.1－更新日期7/20
- 每封信都簡單備註一句「若有其他補充再請告知，謝謝」：顯示你有配合意願但責任已盡。
- 附件或文件可善用雲端空間，開放給主管與交接人共同存取：避免資料遺失或被刪除。
- 會議有共用筆記的話可用Google Doc協作：會後加註會議摘要並標記「已說明」重點。
- 開會前可事先詢問與會同仁是否介意錄製交接流程：不僅做為備查資料，對方未來回溯也較方便。
這些動作看似瑣碎麻煩，但萬一日後有糾紛或對方遺忘交接內容，這些紀錄就是你最強的保護傘。
4. 知會內外部協作單位
無論是公司內部的協作單位，或是外部的客戶與合作廠商，在完成交接後，務必適時地知會他們，確保未來的合作流程能順暢銜接，也維護您與公司的專業形象。
內部同仁
經常合作的跨部門同事或內部專案夥伴，可以傳訊在公務群組或發送一封簡潔的通知信，說明你的離職日期，並清楚告知接下來會由誰接替您的工作，以及附上新的聯繫方式，這樣能讓對方知道後續遇到相關業務時該找哪位同事，避免業務中斷或造成他們的困擾。
| 主旨：〔您的姓名〕離職通知與工作交接說明 |
| Hello各位同仁： 想和大家同步一個訊息，我將於〔離職日期〕 正式從公司離職。 在職這段時間，很開心能和大家一起共事，感謝各位在工作上給予的支持與協助，讓我在這裡學習到很多。 我負責的相關業務將由〔交接人姓名〕接替，他的內部聯絡方式是〔分機號碼或內部Email〕，這段期間我會盡力與他交接，確保業務順利銜接。 再次感謝大家，期待未來有機會再相會！ 祝大家工作順利！ 〔姓名或簽名檔〕 |
客戶與配合廠商
手頭上的客戶或配合廠商，建議以正式信件或電話告知，內容除了說明離日期、表達感謝之外，可同時介紹新的服務窗口，附上對方的聯繫方式，展現對外單位的尊重。
| 主旨：重要通知！〔您的姓名〕離職與新服務窗口說明 |
| 〔客戶名字〕您好： 感謝您長期以來的支持與信任，在此想向您告知，我將於〔離職日期〕正式從〔公司名稱〕離職。對於這段時間能與您合作，我感到非常榮幸與感謝。 未來，您相關的業務將由〔新服務窗口姓名〕接替，他是一位非常有經驗的夥伴，能持續為您提供優質的服務。 〔新服務窗口姓名〕的聯絡資訊如下： 電話： 電子郵件： 我已將手上工作妥善交接，確保在過渡期間不會影響業務安排，若您有問題或需要任何協助，請隨時與〔新服務窗口姓名〕聯繫。 再次感謝您的理解與支持，祝您一切順利！ 〔姓名或簽名檔〕 |
延伸閱讀：員工離職拒絕交接！是否已違法？可否對員工罰款、訴訟
離職當天：下班前跑完所有離職手續流程，完美收尾
離職當天除了向朝夕相處的同事們道別，還有幾項關鍵事項務必在下班前處理妥當，才能為這段職涯畫下一個圓滿的句點。
1. 收拾桌面：建議提前分批進行
就算再忙都別等到最後一天才收拾東西，不僅容易手忙腳亂，還可能遺忘重要東西，甚至因物品太多而難以帶走，建議在離職預告期間就開始依重要性分批整理，例如先將不常用或較大的物品帶回家，最後只留下一些必需品（如水杯、電腦支架等），這樣離職當天就能從容不迫地告別，避免在雜亂中顯得慌張。
2. 公司財產務必完整歸還
在離開前，請務必清點並確認所有公司財產都已完整歸還，包含公司的鑰匙、門禁卡、公司配發的電腦、報銷用發票、公章，以及其他任何所保管的公司物品（部分企業可能還要歸還文具）。
務必將這些物品整理好後交還給指定人員，確保對方簽收或有相關紀錄，這樣能避免日後產生任何物品歸屬不清的爭議。
延伸閱讀：小心！律師提醒：勞工離職應「確實辦理交接」，避免惹上侵占之罪
3. 一定要拿到離職證明書！
離職證明書是整個離職程序結束前最重要的文件，畢竟下一份工作辦理入職手續或進行保險相關轉換時都需要提供。因此，在您取得離職證明書時，請務必仔細核對以下幾個關鍵資訊：
| 姓名 | 請確認上面的中文姓名和英文姓名（如果有的話）都完全正確，避免筆誤。 |
| 離職日期 | 務必核對離職證明書上載明的離職日期與您實際的離職日期相符。 |
| 離職原因是否符合事實 | 確認離職證明書上記載的離職原因與您實際情況相符（例如，是「個人因素」離職，還是因「公司因素」離職等）。 |
有時候人資部門在趕件時，可能會不小心打錯字或填錯內容，如果當下沒有發現並要求更正，日後要補發或重新申請時，流程往往會變得非常麻煩且耗時。
萬一當天真的時間不夠，或遇到突發狀況無法完整跑完離職流程，請記得記錄下「目前已完成進度、哪些待辦」，並「主動與主管或人資約定後續處理／補辦的時間」，如果只是離職證明文件需等候，也可以和人資協商「請對方郵寄到住家或指定地址」。
如想知道「離職後還能請前公司開「服務證明書」嗎？」歡迎參考這篇文章：新公司報到要離職證明、健保轉出單，一定要給嗎？離職要跟公司申請什麼資料？
提離職從來不是一件容易的事，希望這份離職程序攻略能幫助大家更有條理、更自信地處理所有細節，以保護自身權益，並為這段職場旅程劃下一個漂亮且圓滿的句點。
延伸閱讀：
